確定申告のための書類管理法

Akten書類やファイルはどんどん増えていくので、それを整理するのは煩雑で面倒だと思われている方は多いのではないかと思います。

今まで確定申告をされていなかった方も、今年はぜひ挑戦されてみてください。従業員の方でも控除できるものがありますので、税金が還付される可能性があります。

年初から整理していけば、1年経った時には自動的に確定申告用の資料ができあがります。 以下の方法で、一年後には自動的に必要な書類がまとまりますので、後で書類探しに時間を使う必要はありません。

ファイルは毎年2冊用意する

まずは、ファイル(Ordner)と見出し用紙(Trennblätter)を用意します。
穴あけパンチも忘れずに。

Ordner   Trennblaetter voll   Trennblaetter kl

私は5cmの細いファイル(Ordener)を使っています。そのほうが軽くて使い勝手がいいですし、書類が増えても下の方にファイルしたものも扱いやすいからです。

またひとつ1€くらいの安いファイルだと、8cmの分厚いものでは書類が増えると金具が曲がってしまい、うまく閉じれなくなってしまうことがありますが、5cmのものでしたらそのようなディスカウント商品でも問題ありません。

ファイルは毎年、確定申告用と当該年度用とで2つ用意します。 そこに1年分の必要書類を項目別に全て入れていきます。 確定申告に必要なものは全て、確定申告用のファイルに入れて、後で探したり移動する必要のないようにします。

当該年度用のファイルには、確定申告には必要ない請求書や領収書、レシート、レター、役所からの書類などをファイリングしていきます。

ファイリングは日付の古いものの上に新しいものを重ねていきます。クリアファイルなどに入れる必要はありません。

確定申告の書類は10年間保存義務があります。中身をクリアファイルにいれなければ、10年後には中身の書類はそのまま紙ゴミとして処理できます。

感熱紙に印刷してあるレシートなどは文字が消えてしまうので、コピーを取るか、写真に撮っておくとよいでしょう。

用意する書類

項目は以下のようなものがあります。必要な項目を見出し用紙で作りそこに書類を入れていきます。

収入
通勤費
養育費
ボランティアの基礎控除
住居関係費(ローンの支払い・建物保険・修繕費・光熱費・水道代・ゴミ消却費など)
保険類:損害保険・事故保険・健康保険・介護保険・年金保険
医療費
銀行口座明細書
その他:寄付証明書・引越し費用・確定申告費用など

* 確定申告のチェックリストはこちらをご参照ください。

保険の書類

保険類の書類の整理 各種保険の書類は、保険証書(Versicherungsschein)は今までのファイルに保存しておきます。

保険証書は加入当初に送られてくるものと、後で保険内容に変更が合った場合などに送られてくるものがあります。 そして、毎年送られてくる年次保険料通知などのアクチュアルな書類は、これらの証書とは別に年次別のファイルに保存します。

保険類は税金控除になるものとならないものがありますが、その辺りは複雑ですので、とにかく全ての保険の年次保険料通知を確定申告用のファイルに保存します。 新たな年の保険料の通知などは前年に届いているはずですが、これを新しい年のファイルに入れます。

送られてくる書類の中には証書や年次通知以外のもので保存しておく必要のないものもたくさんあります。もしどれが必要でないかわからない場合は全てファイリングしておくとよいでしょう。

これで1年後には自動的に確定申告のファイルが出来上がります。 これを提出するだけでも確定申告を依頼できます。

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