書面で証拠を残すこと、Faxはまだまだ便利、メールでFax送受信

大家さんとのトラブルなど契約に関するやりとり、役所や保険会社などとのやりとり、解約届け、注文、約束の日時

などなど、書面で残しておいたほうがいいやりとりは結構ありますね。

電話で言ったというのは証拠が残らないので、有効ではありません。大事なこと、お金が絡むこと、契約等に関すること、トラブルが起きた時などは必ず書面でやりとりをしましょう。

メールのやりとりでも履歴が残るので、証拠になります。メールアカウントはTelekomなど契約している電話会社のものだと、他の会社に乗り換えた時には失われることもありますし、職場のメールアカウントも職が変わればアクセスできなくなるかもしれませんので、GmailやHotmailなどのフリーメールのほうが有効かもしれません。

ファックスはまだまだ便利

しかし、役所や保険会社などは問い合わせのメールアドレスがなかったりしますが、Faxは受け付けているということがよくあります。また保険などの解約通知もファックスは有効です。

しかも郵送よりもファックスのほうが断然便利です。

・ファックスのほうが郵送よりも安くて早い。
・送信履歴を残せるので確実。郵送で書留にするとさらに高くなる。
・ファックスマシーンがなくてもメールでファックス送受信ができる。

役所からのレターなどは、来た書類の上に書き込みそのままファックスで返信すれば、レターを書く必要もありません。

ファックス機材を使わない簡単ファックス送信の方法

www.simple-fax.de

こちらのサービスを使えば、基本料金なしのプリペイドで、A4 1ページが7セントで送信できます。また専用のFax番号を取得することもできます。

送信はPDFファイルをメール送信します。また送信履歴もメールで送られてきますので、記録を残しておくことができ、紙の書類が増えることもありません。

PDF作成のためにスキャナーがあると便利です。よく使う場合は、一枚ずつスキャンするタイプではなく、まとめて10枚とかスキャンできるタイプのプリンターを一体型のものがあると便利です。

スキャナーがなくても、スマフォで撮った写真をPDFにしてくれるスマフォのアプリがあります。（例：Scanner Pro for iOS）これでPDFにして、そのままスマフォからメールで送ればファックスできます。

＊ ご質問・ご相談等ございましたらお気軽にお問い合わせください。

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